Operasi Database

Operasi Database

3.1. Membuat Database

Memulai Acces dan Membuka Database

Menjalankan program Access:

Dari layar dekstop, klik Start à all program à pilih Microsoft Access

Akan muncul layar pada gambar :

 

Gambar 3.1.  Layar Microsoft Access.

Untuk membuat database, dari layar Microsoft Access pilih “Blank Database” tekan klik, lalu diminta untuk memberikan nama database yang akan dibuat. Ketik “coba”, maka muncul :

Gambar 3.2. Layar Microsoft Access dengan database

Untuk membuka Database, ada 3 cara:

1.      Dari Menu File | Open | lalu pilih nama file yang bertipe Microsoft Access, tekan enter.

2.      Dari Toolbar pilih simbol  ”buku yang terbuka” lalu pilih nama file yang bertipe Microsoft Access, tekan enter.

3.      Dari gambar 3.1. kolom bagian kanan terdapat Open file, klik nama database yang ada.

Apabila sama sekali belum pernah membuat database, maka tidak ada database yang dapat dibuka. Untuk itu perlu membuat database terlebih dahulu.

Menutup Database dan Keluar dari Access

Untuk menutup database, dari menu Ms.Access, tekan File | pilih Close. Setelah semua aplikasi yang aktif tertutup, barulah keluar dari Access dengan mengklik Menu File |lalu pilih Exit.

3.2. Membuat Table, menentukan Field Type, Membuat Key

·         Lingkungan Table

Gambar  3.3. Lingkungan table suatu database

·         Membuat Table

Pada posisi Object Table, Klik 2x pada create table in design view. Muncul form sbb :

Gambar 3.4. Layar untuk mendesain struktur table

Desain suatu table sebagai berikut:

Field Name	Data Type	Field Size
Kdbrg	Text	6
Nmbrg	Text	20
HBeli	Number
Jumlah	Number

Simpan dan beri nama tabel tersebut (misal : barang). Untuk mengaktifkan table barang, klik ganda pada ”barang”

·         Memahami Tipe Data

Gambar 3.5. Tipe Data (Data Type)

Jenis tipe data:

1.      Text, maksimum berisi 255 karakter termasuk huruf, angka, dan karakter-karakter khusus.

2.      Memo, maksimum berisi 65.536 karakter. Untuk menyimpan jenis data memo ini, Access hanya membutuhkan ruang harddisk sebanyak jumlah karakter yang di ketikkan.

3.      Number, menyimpan angka-angka yang biasa digunakan dalam perhitungan (baik bulat maupun pecahan).

4.      Date/Time, menyimpan tanggal dan waktu.

5.      Currency, menyimpan angka yang menyatakan jumlah uang atau angka sembarang, dengan ketelitian sampai empat decimal.

6.      AutoNumber, menyimpan nomor-nomor berurutan secara otomatis bagi record.

7.      Yes/No, hanya ada 2 kemungkinan data, Yes/no, True/false, on/off, bergantung format yang dipilih dibagian property.

8.      OLE Object, menyimpan data dari aplikasi windows lain yang mendukung kemampuan OLE (Object Linking and Embedding).

9.      Hyperlinks, bentuk teks atau kombinasi teks yang dapat digunakan sebagai alamat hyperlink (path menuju object atau dokumen lain pada hard disk atau jaringan, Web Page Internet, dsb).

10.  Lookup Wizard, dapat membuat field yang mempunyai pilihan isian data berbentuk daftar. Akan muncul wizard yang akan menuntun menyelesaikan tahapan pembuatannya.

·        Menambah, Mengubah dan Menghapus Record

Fasilitas ini digunakan apabila akan:

·         menambah record

         letakkan kursor pada kolom paling kiri, klik kanan, pilih new record.

·         mengubah record

         letakkan kursor pada data yang akan diubah, ubah data.

·         menghapus record

         letakkan kursor pada kolom paling kiri, klik kanan, pilih delete record.

Gambar 3.6. Menambah data pada table

·         Cutting, Copying, Pasting Data

Untuk melakukan :

• cutting, arahkan kursor pada data/record yang akan di cut, klik kanan, pilih cut. (atau menggunakan menu)
• copying - Pasting (selalu digunakan beriringan), arahkan kursor pada data/record yang akan di copy, klik kanan, pilih copy, lalu arahkan kursor ketempat yang baru, tekan paste. (atau menggunakan menu)

·         Menggunakan Undo

Perintah undo digunakan untuk membatalkan instruksi yang baru dilakukan. Untuk menggunakan perintah undo: klik menu edit | pilih undo current field/record.

Gambar  3.7. Menggunakan perintah undo dari menu

Atau:

Gambar  3.8. Menggunakan perintah undo dari toolbar

Latihan :

Pada bulan Juni 2005, PT. Carissa Sejahtera mengikuti pameran perumahan, yang ternyata memiliki lonjakan permintaan konsumen. Oleh sebab itu perusahaan ingin menambah jumlah karyawan hariannya.  Untuk keperluan administrasi, Anda diminta membuat database berisi data para karyawan harian.

Di bawah ini data dari karyawan dengan NIP 1.  Informasi yang tersedia meliputi Nomor Induk Pegawai (NIP), Nama, Jenis Kelamin (L=laki-laki, P=Perempuan), Alamat, Kota, Pekerjaan (S=staf lapangan, A=Administrasi, P=Pramuniaga), dan Upah/Hari (dalam Rupiah).

NIP	Nama	Jenis Kelamin	Alamat	Kota	Pekerjaan	Upah/Hari (Rp)
1	Dian Selawati	P	Resodiputro 20	Jakarta	A	15000

(Tahapan pertama pembuatan Database adalah membuat tabel)

Keterangan:

Nama table: Karyawan.

·         Mencari Data

Pencarian data adalah fasilitas yang diberikan MS.Access untuk mempermudah mencari suatu data dari sekumpulan data/record.

Cara pencarian data:

Aktifkan table barang, dari menu Edit pilih Find, Enter. Maka muncul:

Gambar 3.9. Menu Find and Replace

Apabila akan mencari suatu nama barang misalkan ”sabun”, maka pada kotak inputan find what ketikkan sabun, lalu klik find next. Otomatis kursor akan aktif pada data sabun yang pertama kali ditemukan, (asumsi data ”sabun” lebih dari satu)

 

Gambar 3.10. Hasil dari fungsi pencarian

·         Mengurutkan Record

Aktifkan tabel yang diurutkan, ada 2 cara untuk mengurutkan Record:

1.      Dapat dilakukan dari Menu Record, pilih sort Ascending (dari A ke Z)  atau Sort Descending (dari Z ke A)

Gambar 3.11. Pilihan menu Records.

2.      Melalui Toolbar. Apabila ingin melakukan pengurutan dari A ke Z maka klik pada  , sebaliknya bila ingin melakukan pengurutan dari Z ke A maka klik

Gambar 3.12. Pilihan menu sort pada toolbar

Hasil Pengurutan record pada tabel barang dengan acuan field nama barang :

Gambar 3.13. Hasil Sort Ascending tabel ”barang”

Gambar 3.14. Hasil Sort Descending Tabel Barang

·         Filtering by Selection

Filter artinya menyaring atau memilih record yang akan ditampilkan dengan menandai data pada tabel dalam modus datasheet view.

Aktifkan Data yang akan di filter, letakkan kursor pada field suatu record yang ingin difilter, misal : kursor diletakkan pada data “gula 1 kg”.  Kemudian dari Menu Record | pilih filter lalu klik Filter By Selection.

Gambar 3.15. Pilihan Menu Filter

Maka akan muncul hasilnya sebagai berikut :

Gambar 3.16. Hasil filter by selection

Untuk keluar dari filter dan kembali ke bentuk data semula, Pilih menu Record, Remove Filter/sort.

·         Filtering by Form

Filter ini memilih record yang ditampilkan dengan mengisi form yang bentuknya mirip tabel dalam modus datasheet view.

Aktifkan data yang akan di filter kemudian dari Menu Record | pilih filter | lalu klik Filter By Form sbb:

Gambar 3.17. Form view dari filter by form

Masukkan kriteria penyaringan, bila lebih dari 1 kriteria maka gunakan ”OR”. Misal: kriteria barang yang difilter adalah ”gula 1 kg” atau ”ember kecil”, kemudian pilih menu Filter | kemudian klik pada Apply filter/sort.  Hasilnya:

Gambar 3.18. Hasil dari filter by form

Untuk keluar dari filter dan kembali ke bentuk data semula, Pilih menu Record, Remove Filter/sort.

·         Menggunakan Advanced Filter

Berfungi untuk memilih record yang ditampilkan serta cara pengurutannya. Aktifkan data yang akan di filter kemudian dari Menu Record | Pilih filter lalu klik Advanced Filter/sort. Muncul:

Gambar 3.19. Tampilan Advanced filter

Masukkan field dan kriteria:

Gambar 3.20. Pengisian field dan kriteria pada Advanced filter

Untuk mengetahui hasil filter Pilih menu filter, klik Apply Filter/sort. Muncul:

Gambar 3.21. Hasil filter dari  Advanced filter

Untuk keluar dari filter dan kembali ke bentuk data semula, Pilih menu Record | Remove Filter/sort.

·         Mengatur Row Height (Tinggi baris) & Column Width Lebar Kolom)

Aktifkan data yang dibuat sbb : Open File COBA, klik 2x pada table “barang”, sehingga muncul form berikut:

Gambar 3.22. Data pada table Barang

Untuk Mengatur Row Heigth (Tinggi Baris):

Klik kanan Baris, pilih Row Height, tekan enter:

 

     

Gambar 3.23. Menu row height                                        Gambar 3.24. Menu isian

Kita boleh mengubah tinggi baris sesuai kebutuhan. Apabila standard Height diberi tanda centang, maka isian pada row height dianggap sebagai standard height.

Untuk Mengatur Column Width (Lebar Kolom):

Klik kanan kolom, pilih Column Width, tekan enter

        

                        Gambar 3.25. Menu Column Width                                                Gambar 3.26. Menu isian

Kita boleh mengubah lebar kolom sesuai kebutuhan. Apabila standard Width diberi tanda centang, maka isian pada column width dianggap sebagai standard width.

·         Menyembunyikan dan Mengembalikan Column

Aktifkan data dari table “barang” | klik kanan kolom NmBrg | pilih Hide Columns lalu tekan Enter.

 

Gambar 3.27. Menu hide columns

Hasil dari perintah diatas, kolom NmBrg tidak terlihat pada data barang. Untuk mengaktifkan kembali field yang tersembunyi lakukan langkah sebagai berikut : klik Menu Format | pilih Unhide Columns lalu tekan Enter, maka muncul:

Gambar 3.28. Menu UnHide Columns

Dari Menu Unhide Columns, berikan centang pada NmBrg lalu tekan Close, otomatis data yang tersembunyi akan muncul kembali.

·          Freezing Field

Dapat diartikan sebagai membekukan field dimana data dari field yang di freeze tidak ikut digeser (scroll)  bila dilakukan penggeseran kursor terhadap sejumlah data suatu field.

Aktifkan data yang dibuat, klik kanan field yang akan di freeze, lalu klik freeze columns.

Gambar 3.29. Menu Freeze Columns

Muncul form sbb:

 

Gambar 3.30. Perpindahan field yang mengalami Freeze Columns

Field yang mengalami freeze column akan berpindah posisi menjadi di sebelah kiri field yang lain.Untuk keluar dari kondisi freeze lakukan klik kanan pada posisi field yang telah di freeze, lalu klik unfreeze all columns.

Gambar 3.31. Perintah Unfreeze Columns

Latihan :

Tambahkan data pada table karyawan sehingga total record pada table menjadi 20 record. Kemudian coba lakukan semua proses pada sub bahasan modul bagian 3.

·         Menggunakan Field Properties

Field properties merupakan properties yang mendefinisikan suatu field. Untuk mengaktifkan field properties, aktifkan terlebih dahulu database “coba” | klik kanan pada  table “barang” | lalu klik pada design view, muncul:

Gambar 3.32. Tampilan Menu Field Properties

Setiap field name memiliki field properties-nya masing-masing.

·         Membuat Index

Index adalah acuan untuk melakukan pengurutan data sekaligus record berdasarkan urutan abjad atau angka.

Setting Index

Setting index dilakukan pada field properties suatu field.  Index tidak dapat bekerja pada tipe data Memo, Hyperlink atau OLE Object.

Setting	Keterangan
No	(Default) No index.
Yes (Duplicates OK)	Index mengikuti duplikat.
Yes (No Duplicates)	Index tidak mengikuti duplikat.

Untuk membuat index, buka database | klik kanan nama table | lalu klik design view. 

Gambar 3.33. Setting index suatu field pada  Field Properties

Letakkan kursor pada posisi “Kdbrg” | klik tombol  pada toolbar,  maka otomatis akan terindeks, isi Indexed pada fields properties dengan Yes (No Duplicates). Muncul:

Gambar 3.34. hasil Setting index pada layar index

·         Menambah Primary Key

Primary Key adalah kunci utama suatu table. Primary key ditempelkan pada suatu field terpilih dalam table yang bersangkutan. Untuk menambah primary key pada suatu field,  aktifkan Database | klik kanan pada table | lalu klik Design view.  Maka muncul field properties.

Letakkan kursor pada field yang akan dijadikan primary key, lalu klik simbol  pada toolbar.  Secara otomatis simbol kunci akan menempel disamping kiri nama field tersebut.

Gambar 3.35. menambah primary key pada suatu field

Untuk menghilangkan simbol kunci tersebut, letakkan kursor pada posisi field yang memiliki simbol itu (primary key), klik simbol kunci pada toolbar. Maka simbol primary key pada field tersebut langsung hilang.

·         Menambah dan Menghapus Field

Untuk menambah dan menghapus field, terlebih dahulu aktifkan Database, klik kanan pada table, lalu klik Design view.  Maka muncul field properties. Letakkan kursor pada posisi paling bawah dari nama field yang sudah ada | tambahkan field baru dengan nama satuan, tipe data text, ukuran field =15.  Hasilnya:

Gambar 3.36. menambah field pada table

Untuk menghapus field : letakkan kursor pada posisi field yang akan dihapus | klik kanan | lalu klik Delete Rows (misalkan:  field yang dihapus adalah field “satuan”). 

Gambar 3.37. Menghapus  field pada table

Maka otomatis field satuan akan hilang dari table barang.

Gambar 3.38. Field satuan yang telah dihapus dari table barang

·         Mengubah Tipe Data

Untuk mengubah tipe data, tampilkan field properties table barang. Letakkan kursor pada tipe data suatu field yang akan diubah| lakukan perubahan | simpan perubahan data tersebut.

Gambar 3.39. Mengubah tipe data suatu field

·         Mengubah Field Size

Untuk mengubah field size : tampilkan field properties table barang | letakkan kursor pada field size suatu field yang akan diubah | lakukan perubahan. (misal: field size “nmbrg” dari 20 diubah menjadi 15). Simpan perubahan data tersebut.

Gambar 3.40. Mengubah filed size

Database Relasional adalah relasi yang terjadi antar table dalam suatu database. Ada 3 skenario relasi yang mungkin terjadi :

-          One to Many

-          Many to One

-          Many to Many

Untuk implementasi konsep relasi, lakukan hal berikut:

·         Buat database dengan nama ”Karyawan” yang terdiri dari 2 table :

1. Karyawan, terdiri dari field: (Latihan modul bagian 2)

NIP (primary key), nama, JenisKel, Alamat, Kota, Pekerjaan, Upah

2. Upah, terdiri dari field:

NU (primary key), NIP (foreign key), tglbayar, Jhrkerja, Upah

·         Isi  dengan data table yang telah dibuat minimal 6 record.

·         Buat relasi antar table :

o   Buka database karyawan, lalu klik Menu Tools | Relationships. Muncul kotak dialog show table.

Gambar 3.41. Layar Show Table

o   Pilih table yang akan direlasikan dengan mengklik karyawan | add | lalu klik upah | add, pada layar relationships  muncul:

Gambar  3.42.  Layar Relationships

3        Untuk memulai pembuatan koneksi antar tabel, klik dan seret (drag and drop) field “NIP” pada table “karyawan” ke field “NIP” pada table “upah”. Access akan menampilkan sebuah garis koneksi antar field.  Perhatikan angka “1” muncul disisi table “karyawan” sementara symbol “∞” muncul di sisi table “upah”.  Hal ini menandakan bahwa koneksi yang dibuat adalah jenis satu ke banyak (One to Many).

Sebelumnya muncul kotak dialog relationships:

 

Gambar  3.43.  Layar Edit Relationships

Jika menandai pilihan Enforce Refential Integrity, Access secara otomatis memastikan tidak ada OrphanRecord di tabel many (misal tabel upah).  Orphan Record adalah sebuah recod pada tabel “many” yang foreign key-nya tidak memiliki pasangan di table “one”.

Acces juga melarang:

-          menambah record ke table pasangan (table upah), kecuali ada record berisi nilai tersebut di table primer (table karyawan).

-          mengubah nilai pada field primary di tabel primer padahal ada record pada table pasangan yang menggunakan nilai tersebut sebagai foreign key-nya.

-          Menghapus suatu record di table primer padahal ada record di tabel pasangan yang menggunakannya.

Bila menandai Cascade Update Related Fields, Artinya dapat menyunting isi field primary key pada table “one”, MS Access secara otomatis membuat perubahan yang sama pada foreign key di table “many”, sehingga kedua field masih saling terkoneksi.

Bila menandai Cascade Delete Related Fields, artinya dapat menghapus record di table one walaupun ada record pasangannya di table many. Access secara otomatis akan menghapus record pasangan tersebut sehingga tidak akan ada record yang bersifat orphan.

4        Tandai pada Enforce Referential Integrity, klik Join Type lalu pilih pilihan 3, Create, muncul:

Gambar  3.44.  Layar Relationships dengan hubungan One to Many